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El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) lleva en vigor desde 2018, pero muchas PYMES siguen sin cumplirlo correctamente. Las sanciones van desde 10 millones de euros hasta el 2% del volumen de negocio anual global. En este artículo resumimos las obligaciones básicas de forma práctica para que puedas evaluar tu situación actual.
¿A quién afecta el RGPD?
El RGPD afecta a cualquier organización (empresa, autónomo, asociación) que trate datos personales de personas físicas residentes en la Unión Europea, independientemente de dónde esté ubicada la organización. Si tienes una web con formulario de contacto, una lista de clientes, empleados o utilizas herramientas de análisis web: el RGPD te aplica.
Las obligaciones básicas del RGPD para PYMES
1. Registro de actividades de tratamiento
Documento interno que describe todos los tratamientos de datos que realiza la empresa: qué datos se tratan, con qué finalidad, qué base legal los ampara, cuánto tiempo se conservan y si se ceden a terceros. Es el documento central del cumplimiento RGPD.
2. Base legal para cada tratamiento
Cada tratamiento de datos necesita una base legal que lo justifique: consentimiento del interesado, ejecución de un contrato, obligación legal, interés legítimo o interés vital. Tratar datos sin base legal es la infracción más sancionada.
3. Política de privacidad y aviso legal
La política de privacidad debe informar de forma clara: quién es el responsable del tratamiento, qué datos se tratan y con qué finalidad, qué base legal ampara cada tratamiento, cuánto tiempo se conservan los datos, si se ceden a terceros y cómo ejercer los derechos RGPD.
4. Gestión del consentimiento
El consentimiento debe ser libre, específico, informado e inequívoco. Las casillas pre-marcadas no son válidas. Deben conservarse evidencias del consentimiento (cuándo, cómo y para qué consintió cada persona). El consentimiento puede retirarse en cualquier momento.
5. Derechos de los interesados
La empresa debe poder atender solicitudes de acceso, rectificación, supresión (derecho al olvido), portabilidad, limitación del tratamiento y oposición en un plazo de 30 días. Debe haber un proceso definido para gestionar estas solicitudes.
6. Medidas de seguridad
Medidas técnicas y organizativas proporcionales al riesgo: cifrado de datos sensibles, control de accesos, backups, formación del personal, contratos con encargados del tratamiento (proveedores que acceden a los datos).
7. Protocolo de brechas de seguridad
Si hay una brecha de datos personales, debe notificarse a la AEPD en un plazo máximo de 72 horas si implica riesgo para los derechos y libertades de los afectados. Si el riesgo es alto, también debe notificarse a los propios afectados.
Preguntas frecuentes sobre RGPD para PYMES
La mayoría de PYMES no están obligadas a designar un DPO. La obligación aplica principalmente a organismos públicos, empresas que realizan tratamientos a gran escala de categorías especiales de datos (salud, biometría, etc.) o que realizan monitorización sistemática a gran escala. Voluntariamente, sí pueden designar uno.
Las cookies técnicas estrictamente necesarias (sesión, carrito de compra) no requieren consentimiento. El resto sí: analytics (Google Analytics), publicidad (Meta Pixel, Google Ads), redes sociales, personalización. El consentimiento debe obtenerse antes de instalar estas cookies, con opciones granulares de aceptación y rechazo.
Las sanciones más frecuentes en PYMES: ausencia de política de privacidad o política incompleta, uso de cookies analíticas sin consentimiento, envío de emails comerciales sin consentimiento o a listas compradas, y ausencia de contratos con proveedores (encargados del tratamiento). Las sanciones a PYMES suelen ser apercibimientos o multas de pocos miles de euros en infracciones leves, pero pueden ser significativamente mayores en infracciones graves.
Con la configuración por defecto, no. GA4 transfiere datos a servidores de EE.UU., lo que en principio requiere garantías adicionales. Para cumplir el RGPD con GA4: activar la anonimización de IPs, desactivar las señales de Google, configurar la retención de datos al mínimo, actualizar la política de privacidad y obtener consentimiento antes de cargar el script. Alternativas europeas conformes por defecto: Matomo (autoalojado), Plausible, Fathom.
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